رسیدها:

براساس نام و یا شماره كارت یك كالا در یك بازة زمانی ورودهای آن كالا در انبار ارائه داده می شود. و یا براساس یك بازة زمانی تمامی ورودهای كالاهای مختلف به انبار ارائه می گردد.

حواله ها:

دقیقاً به شكل لیست گیری در رسیدها خواهد بود.

سفارش خرید:

در بخش اول:

به این موضوع رسیدگی می شود كه در یك بازه زمانی چه اجناسی سفارش برای خرید داده شده است و نیز اینكه در یك باز زمانی و یك نام كالا یا شماره كارت آن كالا آیا آن جنس سفارش داده شده است یا نه؟ (لیست دفعات سفارش داده شده).

در موارد فوق نیز امكان اینكه در هر سفارش خرید چه مقدار خریداری شده نیز امكان لیست گیری وجود دارد.

در بخش دوم:

در این بخش به این موضوع پرداخته می شود لیست اجناسی كه در انبار موجود است میزان حداقل و حداكثر موجودی برای هر جنس یا كلیت اجناس ارائه داده شود.

برگشتی از رسید:

دقیقاً شبیه رسیدها و حواله مورد بررسی قرار می گیرد.

برگشتی از حواله:

دقیقاً شبیه رسیدها و حواله ها مورد بررسی قرار می گیرد.

انبار به انبار:

دقیقاً شبیه رسیدها و حواله ها مورد بررسی قرار می گیرد.

لیست های كنترلی انبار:

اجناس در نقطه سفارش:

زمانی كه یك جنس به حداقل میزان خود در انبار رسید.

اجناس بیش از حد مجاز:

زمانی كه یك جنس به حداكثر میزان خود در انبار رسید.

لیست جانبی:

كد و نام اجناس:

لیست و جستجو در زمینه اجناس موجود براساس دو مشخصه فوق.

مشخصات انبارها:

جستجو در انبارها براساس نامشان و دریافت اطلاعات بیشتر.

واحد كالا:

جستجو در كالاها و دسته بندی به واحد آنها.

افراد تحویل دهنده و گیرنده:

دسترسی به مشخصات افراد مسئول در انبار با توجه به جستجو براساس نام و
نام خانوادگی آنها.

برگشت از حواله:

تاریخ حواله:

تاریخ برگشت:

تحویل دهنده:

تحویل گیرنده:

شماره كد كالا:

نام كالا:

واحد كالا:

تعداد برگشتی برای ورود به انبار:

قیمت واحد:

برگشت از حواله:

تاریخ:

زمان موردنظر بصورت خودكار ثبت می گردد.

تحویل دهنده:

كسی كه كالا را ارجاع داده است.

هدف از استقراریك مستقیم انبار:

به طور كلی هدف از ایجاد یك سیستم در یك سازمان سه هدف اساسی می‌باشد:

الف- استقرار و برقراری سیستم كنترلهای داخلی:

به طور كلی در یك سازمان تجاری رعایت دستورالعمل‌ها و بخشنامه‌ها ی مدیریتی ‏ حفاظت از دارائیها تأمین منافع سهامداران و در نهایت بهینه نمودن سیستم كاری یك نیاز و اصل می‌باشد كه این شركت نیز از این قاعده مستثنی نمی‌باشد یك سیستم كنترل‌  داخلی دارای اجزاء و بخشهای مختلفی می‌باشد یكی از این اجزاء و بخشها كه دارای حساسیت بسیار بالایی می‌باشد بخش موجودیها و اقلام جنسی شركت می‌باشد.

كه جهت اجرای هدف اساسی كنترلهای داخلی در بخش انبار لازم به اجرا می‌باشد در حقیقت با پیاده شدن مستقیم گردش موجودیها چهار هدف اساسی كنترلهای داخلی بر آورده می‌گردد و البته میزان دستیابی به این اهداف نیز بستگی به نوع سیستم و گردش موجودیها در شركت دارد.

ب – ارزشیابی صحیح موجودیها:

 برای پرداختن به این هدف لازم است به این سوال پاسخ منتقی داده شود‏‏، چرا در یك سا زمان تجاری ما نیازمند ارزیابی موجودیها می‌باشیم؟

پاسخ این سوال می‌تواند بسیار متنوع باشد اما در اینجا به نكات اساسی آن تكیه می‌نماییم كه 2 نكته می‌باشد؟

1- اندازه‌گیری دقیق‏، میزان سود و زیان شركت

2- امر گزارش‌گری موجودیها به سهامداران با توجه به رعایت اصل محافظه كاری. برای رسیدن به  پاسخ ادل در یك سیستم انبار روشها و مراحل اجرایی وجود دارد كه قاعدتاَ با انجام آن روشها و مراحل میسر می‌گردد اما نكتة‌ مهم در این قضایا پاسخ به سوال دوم می‌باشد كه چرا می‌بایست گزارشگری صحیحی از موجودیهای شركت به سهام‌دار ارائه گردد پاسخ به این سؤال تا حدودی در ارتباط با اصول مفروضات بنیادین حسابداری می‌باشد. مفروضات حسابداری حسابداران را ملزم می‌كند كه در امر گزارشگری اقلام خود را در صورتهای مالی رعایت محافظه گری و ارتباط را دارند یعنی اینكه حسابدار موضف است ارزش موجودیهای خود را طوری نشان دهد كه این موجودیها كمتر از ارزش واقع باشد و بدون آنكه صورتهای مالی تحلیف گردد.

ج ) فراهم نمودن بستر مناسب جهت فرایند گزارش دهی به استفاده كنندگان

داخلی و خارجی:

امروزه با توجه به مسائل پیچیده‌ اقتصادی فرآیند گزارش دهی داخلی به مدیران 

یك سازمان نقش بسزایی پیدا كرده است به طوری كه گزارش دهی ناقص یكی از نیازهای روزانه ولاینفك مدیران امروز گردیده است. در یك سازمان تجاری زمانی می‌توان بهترین اطلاعات را تهیه نمود كه بستر مناسب جهت فراهم نمودن اطلاعات باشد یكی از این بسترهای مناسب سیستم انبار و گزارش موجودیها می‌باشد.

2) فرمهای مورد نیاز در انبار:

 به طور كلی تعداد و انواع فرمهای انبار باتوجه به ماهیت و عملكرد سیستم انبار می‌تواند متنوع باشد اما جهت برقراری یك سیستم عمده آن انبار حداقل فرمهای مورد نیاز می‌باشد.

در شركت افراتاب تغیر از فرمهای استفاده می‌شود ه به مختصری از آنها ذكر می‌كنیم.

3ـ كنترلهای مورد نیاز هنگام دریافت كالا از فروشگاه:

الف – اطمینان از صحت و سقم خروج كالا:

جهت ایجاد این اطمینان انباردار می‌بایست دقیقاَ برگ درخواست كالا از انبارها كنترل نموده و اندوده‌های مجاز و هر آنچه كه مستلزم ایجاد یك فروش در سیستم می‌باشد را كنترل نماید.

ب – اطمینان از وجود كالا در انبار

ج- اطمینان از تحویل صحیح براساس كنترلهای داخلی به تحویل گیرنده