داده پردازی

حسابداران با چنین دا ده های مالی  سروكاردارند وآن را مدیریت می كنند وازآن ها نتیجه گیری می كنند.

گفتیم كه داده ها باید مفید ولازم باشند.مثالی می زنیم:

اگردر شناسنامه شما وزن یا قد شما را می نوشتند،صحیح بود؟ پاسخ منفی است.ذكر وزن وقد در شناسنامه كاربردی ندارد و وجود آنها لازم نیست، هر چند كه مفید است.اما در پرونده پزشكی شما هم لازم هستند وهم مفید،زیرا به شناسایی وضع سلامت شما ونیز، به شناخت ودرمان بیماری شما یاری میرسانند.

داده ها با هم ارتباط دارند.

اگر بدانید شماره شناسنامه شخصی 259 است، آیا می توانیداورا پیدا كنید؟ این كار دشوار است. ممكن است شماره شناسنامه خیلی از مردم259 باشد. حالا اگر بدانید كه نام آن شخص مثلا مسعود است یافتن او آسانتر می شود؛ هر چند كه هنوز هم شاید اسم خیلیها مسعود وشماره شناسنامه شان 259 باشد.اما اگر در همین حال، نام خانوادگی او را هم بدانید دیگر یافتن اوساده می شود.نتیجه ارتباط داده ها به یكدیگر، شناسایی سریعتر است.داده هایی كه به هم ارتباط نداشته باشند یا نتوان ارتباط آنها را نسبت به هم پیدا كرد، كاربرد زیادی ندارد وشاید اصلا به درد نخورد.

داده های نامرتب كاربرد ندارند.

اگر اطلاعات وداده های زیادی را بدون نظم وترتیب در جاهای مختلف پخش كنید، چطور می توانید به هنگام نیاز ازمیان آنها چیز خاصی را پیدا كنید؟داده ها هم مثل اشیای یك خانه یا انبار هستند وفقط از طریق نظم دادن وطبقه بندی وتازه كردن آنهاست كه می توان از آنها سود برد .

داده ها چگونه مرتب میشوند؟

راههای مختلفی برای مرتب كردن داده ها وجود دارد.یكی از آسانترین روشها آن است كه داده هارا به شكل یك جدول در آوریم. همه شمامی دانید جدول چیست.برنامه دانشگاه شما یك جدول است.دفتر حضور وغیاب كلاس شما یك جدول است صورتحساب بانكی پدر ومادر شما یك جدول است . اصول تمام جدولها یكی است ودرك آن نیز بسیار آسان است.در تمام آنها،برای مرتب كردن اطلاعات صفحه را خط كشی كردند وآن به شكل سطر ها وستونها در آوردند.به این ترتیب ، مجبورید اطلاعات را به شكل مرتب و زیر هم ،در جدول وارد كنید.در بالای هر ستون جدول،نام آنچه را كه قرار است در آن ستون وارد كنید،می نویسید.در هر سطر اطلاعات،نام شخص یا چیزی را كه آن داده ها به او مرتب است می نویسید.مثالی می زنیم.كتابهایی را كه در خانه یا دانشگاه دارید،در نظر بگیرید.می توانید یك جدول درباره ی آنها تشكیل دهید و اطلاعات مرتبط با كتابها را در آن نگهداری كنید.در مورد هر كتاب می توانید داده هایی از قبیل نام كتاب،نام نویسنده،نام مترجم،نام ناشر،تعداد صفحات،تاریخ نشر و… را به صورت زیر،تبدیل به یك جدول كنید. 

حال،برای هر كتاب اطلاعات مرتبط با آن را در یك سطر این جدول می نویسید:

البته می توان این جدول را به هر شكل دیگری تهیه كرد و درباره ی هر كتاب اطلاعات دیگری مانند نوبت چاپ،شماره ی شناسایی كتاب و…را نیز در جدول وارد كرد.مهم،اطلاعاتی ست كه شما درباره ی هر كتاب مفید و لازم می دانید و داده های شما  به شمار می آیند.این جدول،داده های شما را مرتب می كند.به این جدول داده ها(Data Table)می گویند.

جستجو در جدول داده ها

گفتیم كه مرتب كردن اطلاعات ، جستجو در آن را آسان می كند فرض كنید كه جدولی از كتاب های موجود در خانه یا دانشگاه خود را تهیه كرده اید واینك می خواهید بدانید كه مثلا كدامیك در سال 1371چاپ شده است.

در این صورت، به شكل زیر عمل می كنید:

ستون تاریخ نشر را می بینیم وآن را از بالا به پایین مرور می كنید . در هر خانه ای از این ستون كه عدد 1371 كه دیدید آن سطر جدول را با یك قلم رنگی رنگ می زنید یا بیرون جدول ، كنار نام كتاب ،یك علامت می گذارید. وقتی همه جدول را مرور كردید تمام سطرهایی كه علامت دارند یا رنگ شده اند، كتابهای مورد نظر شماهستند به همین شكل، جستجوی نام نویسنده خاص ویا هر مورد دیگر، آسان می شود.