صف و ستاد و نقش ستاد وزارت علوم در پیشبرد اهداف آموزش عالی

صف و ستاد و نقش ستاد وزارت علوم در پیشبرد اهداف آموزش عالی

قبل از پرداختن به مفاهیم «صف» و «ستاد» و تشریح موقعیت سازمانی هر یك لازم است كه مفاهیم «قدرت» و «اختیار» تعریف شوند تا ضمن پی بردن به وجوه تمایز بین این دو مفهوم، انواع قدرت نیز شناخته شوند.

قدرت و اختیار

قدرت را می‎توان توانایی اشخاص یا گروهها در اثر نهادن بر عقاید و ارزشهای فكری اشخاص یا گروههای دیگر، یا وادار كردن آنها به انجام اعمال خاص و یا بازداشتن آنها از انجام كاری تعریف كرد.

اختیار، بشتر اثر سازمانی دارد و به قدرت و صلاحیت شغلی افراد مربوط می‎شود. به این ترتیب اختیار را می‎توان قدرتی شغلی تعریف كرد كه با استفاده از آن، شاغل (البته تا زمانی كه در آن شغل انجام وظیفه می‌كند)، می‎تواند از طریق اعمال نظر در تصمیم گیریها، در سرنوشت دیگران اثر بگذارد. بنابراین اختیار نیز نوعی قدرت است اما قدرتی كه پایگاه سازمانی دارد یعنی قدرتی است كه از شغل و موقع و مقام سازانی سرچشمه می‎گیرد.

مفاهیم صف و ستاد

با وجود اهمیتی كه روابط صف و ستاد در زندگی سازمان دارد هنوز برخی از مدیران استنباط روشنی از مفاهیم صف و ستاد ندارند و گاهی این دو را با هم اشتباه می‌كنند بنابراین لازم است كه این دو مفهوم دقیقاً تعریف و شناخته شوند. بنا بر نظریه ای كه به طور وسیعی در مدیریت پذیرفته شده است «صف» به واحدها یا نقش هایی اطلاق می‎شود كه مستقیماً برای تأمین هدفهای موسسه فعالیت می‌كنند و در این زمینه مسئولیت مستقیم دارد. در حالی كه «ستاد» به واحدها یا نقش هایی دلالت دارد كه مستقیماً در جهت تأمین هدفهای موسسه فعالیت ندارند، لكن به واحدهای صفی كمك می‌كنند تا بتوانند به نحو موثری انجام وظیفه كنند و از عهده تأمین هدفهای موسسه برآیند.

از مطالب فوق معلوم می‎شود كه ساده ترین طریق تشخیص فعالیت های صفی و ستادی در هر سازمان، توجه به «مستقیم» یا «غیرمستقیم» بودن كمكی است كه این فعالیت ها در تأمین هدفهای كلی موسسه دارند.

به عبارت دیگر، فعالیت های صفی شامل فعالیت هایی هستند كه مستقیماً به تأمین هدفهای كلی سازمانی كمك می‌كنند و فعالیت های ستادی آن گونه فعالیت هایی هستند كه به طور غیرمستقیم به تأمین هدفهای كلی سازمانی كمك می‌كنند.

طریق دیگری كه برای تشخیص فعالیت های صفی و ستادی غالباً به كار می شود، توجه به چگونگی صدور دستور و اجرای آن در خط فرماندهی است. مدیران و مسئولین صف در خط فرماندهی قرار دارند و حق صدور دستوربه واحدها و مسئولین را دارند و مسئولین مادون ملزم به اجرای دستورهای مافوق هستند. در حالی كه مدیران و مسئولین ستاد در خط فرماندهی قرار ندارند و حق صدور دستور به واحدها و مسئولین صف، حتی به مسئولین رده های پایین سازمانی را ندارند. واحدها و كارشناسان ستادی فقط می‎توانند به مدیران صف نظر مشورتی بدهند و آنها را در انجام وظایف و مسئولیت هایشان یاری دهند. بدیهی است چنانچه لازم باشد طرحها و نظریات واحدهای ستادی توسط واحدهای صف به مورد اجرا گذارده شود، در این صورت واحدهای ستادی سعی می‌كنند ابتدا طرحها و ایده های موردنظر خود را به تصویب مقامات عالی سازمان برسانند و سپس مراتب را برای اجرا به واحدهای صف ابلاغ كنند. در سازمانهای نسبتاً كوچك كه كلیه كاركنان زیر نظر یك نفر انجام وظیفه می‌كنند هر یك از آنان در خط فرماندهی قرار داشته و ملزم به اجرای دستورهای مافوق هستند این گونه سازمانها صرفا یك سازمان صف تلقی می‎شوند.