ثبت اسناد

مبلغ تنخواه در اختیار فردی که مسئولیت  پرداخت هزینه ها به عهده او می باشد قرار می‌گیرد که اصطلاحا تنخواه گردان  (کارپرداز) اطلاق می گردد . کارپرداز شعبه خریدهایی انجام می دهد وفاکتورها را با تاریخ معین به قسمت مالی تحویل می دهد .

عملکرد تنخواه گردان بدین نحو می باشد که پس از استعلام قیمت کالای مورد نظر از چند فروشگاه و مقایسه قیمتها کالای مربوط  را با به صرفه  ترین  قیمت خریداری می کند.  اگر کالای خریداری شده از اقلام  با قیمت بالا باشد در کمیسیون اداره باصرفه ترین قیمت در نظر گرفته می شود .

بعداز خریداری کالا توسط کارپرداز ابتدا به انبار تحویل داده می شود و انبار برچسب حاوی شماره سریال را روی تمامی کالاهای خریداری شده نصب می کند. این شماره سریال روی قبض انبار نیز قید گردیده . این برچسب شامل اقلام مصرفی وکم قیمت
نمی باشد. (کالاهای قابل استهلاک نیز در ستاد مستهلک می شود )

حسابدار به صورت روزانه فاکتور هزینه ها را تنظیم نموده سپس طی سند هزینه ها را وارد سیستم می کند.  فاکتورها بر حسب نوع هزینه گروه بندی و مرتب می شوند. برای مثال هزینه خرید ابزار الات از هر نوع که باشد در حساب اثاثیه ولوازم اداری ثبت
می شود

برای ثبت اسناد هزینه ابتدا وارد سیستم مالی شده وسپس قسمت ورود اطلاعات و در  قسمت ثبت و روئیت اسناد پس از مشاهده دفتر روزنامه  ابتدا کد حساب را به ترتیب کد معین ، کد تفصیلی اول وکد تفصیلی دوم وارد می کنیم . کدهای تفصیلی توسط خود شرکت تعریف می شود به عنوان نمونه به هر کارمند یا قسمت عملیاتی کد مخصوص داده می شود .

قسمت بعدی شرح می باشد شامل خلاصه ای از شرح فاکتور می باشد برای مثال قید می شود که کد هزینه وارد شده بابت خرید کدام قلم ازملزمات می باشد و سپس مبلغ بر اساس بدهکار یا بستانکار بودن ثبت می شود .

در آخر جمع اقلام هزینه از حساب تنخواه کسر می گردد . سپس مجددا عین مبلغ  هزینه ها به حساب تنخواه گردان اضافه و از موجودی بانک کسر می گردد .