اصول مدیریت پروژه

تعریف پروژه

تعریف پروژه از دیدگاه اجرای عبارتست از:

 "یك پروژه شامل فعالیت های سازمان مشخص بوده كه نیازمند صرف منابع مختلف بوده و كلیه فعالیتهای سازمان در جهت اجرای پروژه با امكانات تعریف شده و در زمانهای تعیین شده می باشد" جهت مشخص شدن تعریف فوق شكل 1-1 آمده است. همان طور كه در این شكل دیده می شود محدودیتهای زمانی، هزینه (بودجه) و موارد اجرایی در جهتی سازماندهی و هدایت می شوند كه به نقطه مورد نظر كه همان انجام پروژه است خواهد رسید.

 چرخه عمر پروژه

پروژه مانند انسان دارای یك چرخه عمر است. ابتدا به آرامی شروع می شود كه در آن مرحله، كلیه موارد اجرایی و محدودیتها شناسایی و مشخص می شود و بر اساس آن برنامه اجرایی تدوین می گردد سپس بر اساس برنامه اجرایی به مرحله اجرا گذاشته شده و از سرعت بیشتری برخوردار است. در این مرحله پروژه اجرا شده و در آخرین مرحله كه انجام فعالیتهای پایانی است با شرعت كمتری حركت كرده تا در نهایت پایان یابد. در این ارتباط در فصول بعدی بیشتر توضیح داده می شود. منحنی چرخه عمر در شكل 1-2 آمده است.

در سازمانهایی كه نوع فعالیت آنها متناسب با پروژه شكل می گیرد عمر پروژه تغییر میكند به دلیل تعریف شدن در پریودهای مختلف پروژه دارای عمرهای مختلف است. كه كل پروژه ها مجموعاً دارای عمر پروژه هستند. همان طور كه در شكل دیده می شود چندین پروژه با عمرهای مختلف وجود دارد كه نهایتاً در كل پریود دارای یك پروژه و یك چرخه عمر است.

مدیریت پروژه

با توجه به تعریف پروژه، یك مدیر دارای وظایف اصلی ذیل می باشد:

- برنامه ریزی

- سازمان دهی

- كنترل

- هدایت

- اجرا

مدیریت پروژه درگیر برنامه ریزی پروژه و ناظر بر اجرای پروژه بوده كه شامل موارد زیر می باشد:

برنامه ریزی پروژه

- تعریف نیازمندیهای كار

- تعریف میزان و مقادیر كار

- تعریف منابع مورد نیاز

هدایت و نظارت بر پروژه

- میزان پیشرفت پروژه

- مشابه واقعیت و پیش بینهای انجام شده

- آنالیز نحوه اجرای كار و مقایسه با روشهای تعیین و تدوین شده

- تنظیم های مورد نیاز در جهت اجرای پروژه با توجه به موارد از پیش تعیین شده و تدوین شده

مدیریت پروژه هنگامی میتواند موفق نامیده شود كه بتواند در موارد زیر به اهداف مورد نظر پروژه دست یابد:

- در زمان

- در هزینه

- سطح تكنولوژی/ اجرای خواسته شده

- بهره مندی از منابع و حداكثر استفاده از آن و راندمان بالا

با توجه به تعاریف انجام شده مزایای بالقوه وجود مدیریت پروژه عبارتست از:

1) وظایف و مسئولیت های افراد سازمان برای انجام فعالیتهای خاص مشخص می باشد.

2) حداقل كردن نیاز برای گزارشگیری مداوم، یعنی اینكه با وجود این مدیر نحوه گزارشها و گردش آنها به حداقل می رسد.

3) مشخص كردن محدودیتهای زمانی اجرای پروژه

4) مشخص كردن روشهای اجرایی

5) اندازه گیری میزان پیشرفت طرحها و پروژه ها

6) مشخص شدن مشكلات در كوتاهترین زمان در زودترین زمان جهت انجام فعالیتهای اصلاحی

7) توسعه قابلیت تضمینی و پیش بینی جهت برنامه ریزی های آتی

8) شناخت و فهمیدن عواملی كه باعث نرسیدن سازمان به اهداف از پیش تعیین شده می شود.