نكات مهم:

الف) استفاده از یك نرم افزار قطعاً مانع از بكارگیری سایر نرم افزارهای مورد نیاز شركتها جهت پوشش عملیات پشتیبانی و عمومی و مسائل مرتبط آنها با بازاریابان و غیره نخواهد شد.

ب) با توجه به اهمیت انجام عملیات حسابداری بصورت رایانه ای و اعلام مشخصات نرم افزار كلیه شركتها می بایست نسبت به نصب نرم افزار حسابداری اقدام كنند.

ج) به منظور حفظ یكنواختی هرگونه تغیر اساسی در نرم افزار باید با هماهنگی شعب و واحدهای حسابداری و انفورماتیك آنها صورت پذیرد.

2- لزوم معرفی مدیر مالی یا حسابدار (مسئول عملیات حسابداری و مالی) به مجتمعها[1]:

از آنجایی كه كنترل عملیات مالی شركتهای نمایندگی از اهمیت بسیار بالایی برخوردار می باشد و حسب تجارب گذشته نیز یكی از مشكلات بسیار جدی و عامل اصلی ایجاد مغایرات فیمابین، شخصی و ثابت نبودن «مسئول عملیات مالی» شركتهای نمایندگی بوده است لذا مشخصات «مسئول عملیات مالی و حسابداری» شركتها باید طی معرفی نامه ای، با امضا مدیر عامل شركت نمایندگی به مجتمع ها اعلام گردیده و حضور فرد مذكور در جلسات توجیهی و آموزشی نیز به عنوان تكالیف قطعی ایشان تعریف گردد ضمناً هرگونه جابجائی در این خصوص می بایست با هماهنگی صورت پذیرد بدیهی است شركتهای نمایندگی در انتخاب عزل و نصب این افراد مختار می‌باشند و لیكن هماهنگی با مجتمعها اجباری خواهد بود. علی ایحال مسئولیت نهایی حسابهای شركت نمایندگی بعهده مدیرعامل و هیئت مدیره شركت نمایندگی خواهد بود.

3- نگهداری اسناد و مدارك حسابداری بصورت مدون:

از آنجائیكه اسناد و مدارك حسابداری می بایست بصورت دقیق طبقه بندی شده و قابل دسترسی باشد لذا فدوریست اسناد و مدارك حسابداری شركت نمایندگی صحافی گردیده و در محل شركت نمایندگی نگهداری گردد به نحوی كه همواره امكان دسترسی به آنها مقدور باشد ضمناً این موضوع بایستی هنگام ایجاد تغییرات اساسی در مدیریت شركت نمایندگی مورد كنترل قرار گرفته و نسخه ای از صورتجلسه تحویل و تحول برای واحد اجرائی ذیربط (مجتمع‌ها) ارسال گردد.

4- افتتاح حساب بانكی(جاری دریافت بیمه‌‌گری و جاری پرداخت بیمه‌گری):

جاری دریافت بیمه گری

1-4- با توجه به اهمیت انجام عملیات بانكی نزدیك بانك مشخص كلیه شركتهای نمایندگی می بایست همراه با تكمیل تعهدنامه مخصوص كه نمونه آن توسط واحد اجرائی ذیربط (مجتمع‌ها) تحویل می شود نسبت به افتتاح یك فقره حساب جاری كه از این پس “حساب دریافت بیمه گری” نامیده می شود اقدام نمایند. شرایط و خصوصیات حساب مذكور به شرح ذیل می باشد:

1-1-4- افتتاح حساب مستلزم تكمیل تعهدنامه محضری با هماهنگی دفتر حقوقی شركت بیمه می باشد.

2-1-4- با عنایت به هماهنگی انجام شده و لزوم اخذ سرویس خاص مورد توافق حساب صرفاً نزدیكی از نزدیكترین شعب بانك افتتاح گردد.

3-1-4- حساب مذكور شاخه ای (فرعی) از حساب مركزی (مادر) واحد اجرائی (مجتمع) شركت بیمه نزد بانك محسوب می گردد و صرفاً بابت واریز وجوه دریافتی بابت بیمه نامه ها اعم از فروش نقدی، وصول بدهكاران و وصول چكهای مربوط به اقساط بیمه نامه می باشد.

4-1-4- حساب یاد شده (حساب فرعی) بنام شركت خدمات بیمه ای اما بنفع شركت بیمه افتتاح شده و شركت نمایندگی هیچ گونه قدر السهم، حق برداشت و اعمال تغییرات در حساب را ندارد.

5-1-4- حساب  فرعی فاقد دسته چك می باشد.

6-1-4- مانده حساب فرعی در پایان هر روز كاری بحساب سپرده كوتاه مدت معرفی شده توسط واحد اجرائی (مجتمع) شركت بیمه واریز می گردد.