بررسی انواع سازماندهی از دیدگاه مدیریت و جایگاه آموزش عالی در آن

طرح كلاسیك سازماندهی از زمانی كه مدیریت به عنوان یك رشته در دانشگاه ها مورد توجه واقع داشته وجود داشته است و دانشمندان چون «هانری فایول» «فردریك تیلور»، «لیندال ارویك» و «ماكس وبر» از آن هواداری كرده اند. طرح كلاسیك عبارت است از یك ساخت سازمانی دارای نظام سلسله مراتب رئیس و مرئوسی به شكل هرم كه در واقع سیستم پیچیده ای از مكانیزمهای مختلف،‌ قوانین، مقررات و روشها است. این سیستم ماهیتاً دارای نظم و انضباط است و مسئولیت‌های افراد بر حسب مقامشان در سلسله مراتب سازمانی معین شده است.

این نگرش مكانیكی است به سازماندهی، به این سبب كه جنبه های انسانی را نادیده می گیرد، به وسیلة دانشمندان علوم رفتاری مورد انتقاد قرار گرفته است. هواداران این طرز فكر باشد «التون مایر» و «ماری پاركر فالت» «چستر بارنارد» و «داگلاس مك گریكور» توصیه می‌كنند كه باید بر سلسله مراتب تأكید كمتری گذاشته شود و توجه بیشتری به اشتراك مساعی مسئولین سطوح پایین سازمانی در فرآیند تصمیم گیری معطوف شود.

در سالهای اخیر، نوع جدیدی از سازماندهی موردنظر قرار گرفته است كه در آن حداقل، تقسیم وظایف به طور رسمی دیده می‎شود و پیشتر ماهیت غیررسمی دارد این نوع سازماندهی به عنوان «ساخت ارگانیك» شناخته شده است. وبر بر سلسله مراتب كمتر تأكید می‌كند و مشكل گشایی را مورد توجه قرار می‎دهد. در حالی كه ساخت «بوروكراتیك»، كلاسیك ممكن است در شرایط ثبات مناسب باشد ساخت «ارگانیك» در هنگام رویارویی با تغییرات محیطی و تكنولوژیكی و حالات پویایی معقول به نظر می رسد. ویژگیهای اساسی ساخت سازمان «ارگانیكی» عبارتند از:

1. وجود اختیارات غیرمتمركز
2. قوانین و مقررات كمتر
3. غیررسمی بودن تعاریف مشاغل
4. تأكید پیشتر روی قابلیت انعطاف
5. تطبیق با محیط
6. شبكة ارتباطات شخصی و غیررسمی

و هم چنین توجه پیشتر به خود كنترلی به جای اعمال كنترل از طریق سلسله مراتب.

در هر حال مدیران با توجه به شرایط و عوامل مختلف و بنا به اعتقادات و ارزشهای شخصی، از چارچوب سازمانی متفاوت برای رسیدن به اهداف از پیش تعیین شده استفاده می‌كنند.

نمودار سازمانی

سلسله مراتب سازمانی به صورت رسمی توسط نموداری مشخص می گردد كه هم واحدهای تابعه سازمان را نشان نمی دهد و هم خطوط و مجاری ارتباطات و مسئولیت را تعبیر می نماید.

انواع سازماندهی

1. سازماندهی بر مبنای تعداد

طبقه بندی وظایف بر مبنای تعداد روش مهمی بود كه در عشایر و قبایل و ارتش ها به كار می رفت. با وجود  این كه به سرعت از موارد استفاده این روش كاسته شده است، هنوز هم كاربردهای خاصی دارد. در این نوع سازماندهی اشخاصی كه وظایف یكسانی را انجام می دهند، زیرنظر یك مدیر انجام وظیفه می‌كنند و این كه افراد چه كاری باید انجام دهند و با چه وسیله ای كار كنند اهمیت ندارد و اهمیت آن صرفاً در تعداد افرادی است كه زیر نظر یك فرمانده مشغول كارند. اهمیت این روش در طول قرون گذشته كاهش یافته است. یكی از دلایل كم شدن اهمیت آن توسعه تكنولوژی و به تبع آن نیاز به تخصص و مهارتهای گوناگون است. دلیل دوم این كه گروههای تشكیل شده از پرسنل متخصص، غالباً كارآمدتر از آنهایی هستند كه بر مبنای تعداد، سازمان داده شده اند. بالاخره سازماندهی بر حسب تعداد، فقط در پایین ترین سطوح سازمانی كاربرد دارد.

سازماندهی بر حسب زمان

یكی از قدیمی ترین صورتهای سازماندهی، گروه بندی فعالیت ها بر حسب زمان است كه در سطوح پایین سازمان به كار می رود. استفاده از نوبت كاری در بسیاری از مؤسسات به دلایل اقتصادی، فنی و غیره در مواردی كه روزهای كار معمولی كافی نیست. نمونه های این نوع سازماندهی را در بسیاری از مؤسسات نظیر بیمارستانها، سازمانهای نظامی، فرودگاهها، مخابرات، آتش نشانی و بعضی از كارخانه ها می‎توان مشاهده كرد.

اولین فایده سازماندهی به شیوه مزبور این است كه ارائه خدمات یا تولید كادر تنها به ساعت كار روزانه محدود نمی‎شود و غالباً در تمام ساعت شبانه روز ادامه دارد. دوم این كه امكان ادامه كار را در فرآیندهای غیرقابل توقف (مانند صنایع فولاد و خدمات انتظامی) تأمین می‌كند و بالاخره امكان كار كردن برای افرادی كه در هنگام روز نمی توانند كار كنند (مانند دانشجویان) را فراهم می‌كند.

سازماندهی بر حسب زمان، معایبی نیز در بر دارد. اولاً در هنگام شب ممكن است نظارت مؤثر اعمال نشود. ثانیاً برای كسانی كه نوبت كارشان پیوسته از روز به شب تغییر می یابد، خستگی می‎آورد. ثالثاً، تغییر نوبت كار ممكن است مشكلاتی در هماهنگی و ارتباطات ایجاد می‌كند. به عنوان نمونه، در بیمارستانها پرستاران در نوبت كاریهای مختلف احتمال دارد با مسایل خاص هر بیمار آشنایی كافی نداشته باشند، یا در كارخانه كارگر نوبت شب ممكن است ماشینی را كه در نوبت روز هم مورد استفاده قرار می گیرد، تمیز نكرده باشد. رابعاً، پرداخت فوق العاده نوبت كاری، هزینه عرضه خدمت یا تولید كالا را افزایش می‎دهد.

سازماندهی بر حسب وظیفه یا تخصص

سازماندهی بر حسب وظیفه یا تخصص، دربرگیرندة وظایفی است كه یك موسسه نوعاً انجام می‎دهد. در این نوع سازماندهی تمام كاركنانی كه عملیات مشابهی انجام می دهند، در یك قسمت متمركز می‎شوند و زیر نظر یك مدیر كار می‌كنند به عبارت دیگر در ساختار سازمانی بر حسب وظیفه، واحدها به نحوی از یكدیگر جدا می‎شوند كه هر یك وظایف و مسئولیت های غیرمشابهی با دیگری داشته باشد، فی المثل، در یك موسسه تولیدی این امر به این معنی است كه امور مهندسی، تولید و فروش به واحدهای مجزایی تخصیص یافته است كه هر یك در ارتباط با هدف موسسه، وظایف خاصی را دنبال می‌كند.

در یك دانشكده علوم بازرگانی، سازماندهی بر حسب تخصص، ایجاد گروههایی نظیر حسابداری، امور مالی، بازاریابی و مدیریت را ایجاب می‌كند علاوه بر این واحدهایی مانند امور اقتصادی، امور بانكی و امور اداری و سازمان یك بانك مركزی منعكس كننده سازماندهی بر حسب تخصص یا وظیفه است.

بر این نوع سازماندهی مزایای چندی مترتب است. مهمترین حسن روش مزبور این است كه زمینه ای را فراهم می‎آورد تا از پیشرفت های فنی و حرفه ای حداكثر استفاده به عمل آید و اصل تخصص و تقسیم كار به نحو بهتری اجرا شود به علاوه در این نوع سازماندهی می‎توان اطمینان یافت كه مدیران عالیرتبه سازمان به فعالیت های اساسی موسسه توجه می‌كنند و مدیران مسئول اجرای عملیات را مورد حمایت قرار می دهند.

حمایت مدیران از فعالیت های اساسی موسسه مانع از آن می‎شود كه كاركنان متخصص ستاد، نظرات خود را به مدیران صف تحمیل كنند و استقلال و آزادی عمل آنان را به خطر اندازند. مضافاً این كه سازماندهی برحسب تخصص سبب می‎شود كه در استفاده از وسایل و ماشین آلات تمركز یافته مربوط به یك نوع فعالیت صرفه جویی به عمل آید. و بالاخره این نوع سازماندهی زمینه مساعدی برای اعمال كنترل و نظارت به وجود می‎آورد.