نقش سیستمهای اطلاعاتی و تكنولوژی در مدیریت زنجیره‌ تامین1

امروزه شركتها نیازمندند تا یكپارچگی منظمی را در تمام فرایندهای تولیدی- از ماده خام تا مصرف كننده نهایی – ایجاد كنند. مدیریت زنجیره تامین به عنوان یك رویكرد یكپارچه برای مدیریت مناسب جریان مواد و كالا، اطلاعات و جریان پولی، توانایی پاسخگویی به این را داراست. و جایگاه اطلاعات و تكنولوژی برای موثر و كاراشدن فرآیندها در مدیریت زنجیره تامین امری بدیهی می باشد. در این مقاله سعی شده است نقش سیستمهای اطلاعاتی در مدیرت زنجیره تامین تشریح گردد.

واژه‌های كلیدی

مدیریت زنجیره‌ تامین – سیستمهای اطلاعاتی – سیستمهای اطلاعاتی بین سازمانی – تجهیزات اطلاعات و تكنولوژی

مقدمه

سرعت جهانی شدن اقتصاد و همبستگی فعالیتهای اقتصادی در دهه‌های پایانی قرن بیستم، مرزهای جغرافیایی را به سرعت بی رنگ نموده و ظهور شركتهای بین المللی شاهدی بر این مدعاست.ظهور این شركتها به همراه خود روشهای بسیار پیچیده‌ای را در جستجو و خلق بازارها، روشهای نوین مدیریت در تولید و توزیع و كلیه عملیات بازرگانی، ایجاد نموده است. عرصه رقابت چنان پیچیده شده كه شركتهای بزرگ از ملتهای متقاوت با یكدیگر ادغام شده و برای دست یابی به مزیت‌های ویژه در سطح بین‌المللی در كلیه بخشهای تولیدی و خدمات، روشهای نوین را به كار گرفته اند.

در این مسیر بكارگیری تكنولوژیهای برتر در زمینه‌های اطلاعات و ارتباطات نیز در افزایش سرعت این تحولات سهم بسیار عمده‌ای را داشته است شبكه جهانی اینترنت باعث شده كه در دوردست ترین نقاط بتوان به اطلاعات گسترده‌ای در زمینه‌های مختلف دسترسی یافته و فرضیه دهكده  جهانی، پایه‌های خود را محكم كند. در چنین شرایطی به عنوان یك نتیجه گیری از تغییرات مذكور، سازمانها دریافتند باید در مدیریت شكبه همه كارخانجات و شركتهایی كه ورودی سازمان آنها را – بطور مستقیم و غیر  مستقیم – تامین می كردند و همچنین شبكه شركتهای مرتبط با تحویل و خدمات بعد از فروش محصول به مشتری، درگیر شوند.

با چنین نگرشی رویكردهای «زنجیره  تامین» و مدیریت زنجیره‌ تامین پا به عرصه وجود نهادند.

برطبق این نظریه زنجیره‌ تامین در یك تعریف ساده، شامل تمام فعالیتهای مورد نیاز برای ارائه یك محصول به مشتری نهایی بوده و مدیریت زنجیره‌ تامین در واقع، مدیریت این فعالیت‌ها در زنجیره تامین است.

مفاهیم مدیریت زنجیره و تحلیل آن: ] 4[

یك زنجیره تامین شامل همه تسهیلات (امكانات)، وظایف و كارها و فعالیتهایی می‌شود كه در تولید و تحول یك كالا یا خدمت از تامین كنندگان (و تامین كنندگان آنها) تا مشتریان (مشتریان آنها) درگیر هستند و شامل برنامه‌ریزی و مدیریت عرضه وتقاضا، تهیه مواد، تولید و برنامه زمانبندی محصول یا خدمت، انبار كردن، كنترل موجودی و توزیع، تحویل و خدمت به مشتری می‌شود مدیریت زنجیره‌ تامین همه این فعالیتها را طوری هماهنگ می‌كند كه مشتریان بتوانند محصولاتی با كیفیت بالا و خدمات قابل اطمینان در حداقل هزینه به دست آوردند، مدیریت زنجیره تامین می‌تواند برای شركت مزیتی رقابتی ایجاد كند. بنابراین مدیریت زنجیره تامین دارای سه مولفه كلی به صوت زیر است:

1. مدیریت اطلاعات و سیستمهای اطلاعاتی در شبكه تامین
2.  مدیریت عملیات و موجودی و جریان مواد در شبكه‌ تامین (مدیریت لجستیك)
3. مدیریت روابط در داخل و بین اعضای شبكه

این سه مولفه در حقیقت سه مشخصه استراتژیك یك شبكه به شمار می رود و در صورتیكه براساس شرایط مورد نیاز شبكه طراحی نشوند و یا بعد از طراحی آنچنان كه شایسته است مورد توجه، بازبینی و كنترل قرار نگیرند كارایی كل شبكه را تحت تأثیر قرار می دهند. نكته اساسی و بسیار مهم وجود یك نظام و سیستم پویا برای تحلیل و بهبود این سه ركن شبكه است زیر شرایط محیطی می تواند بشدت متغیر بوده و همین تغییرات شدید برروی كارایی و حتی حذف یك شبكه موثر باشد. در نتیجه به مجموع سه مدیریت ذكر شده در فوق، بایستی مورد چهارمی اضافه كرد كه عبارتست از : مدیریت استراتژیك شبكه تامین

بنابراین می توان یك مدل مفهومی برای مدیریت شكبه تامین (scm) به صورت عام طرح كرد.

اهمیت اطلاعات در محیط مدیریت زنجیره عرضه هماهنگ

تا قبل از دهه 1980 بسیاری از اطلاعاتی كه بین نواحی وظیفه‌ای در داخل یك ارگان و یا ارگان‌های عضو زنجیره‌ عرضه جریان داشتند بر روی كاغذ ثبت می‌شدند: در بسیاری از موارد این نوع معاملات و ارتباطات كند، غیر معتبر، و نزدیك به خطا بود. این نوع تجارت هزینه زیادی در برداشت زیرا باعث كاهش اثربخشی موسسات بازرگانی در قابلیت طراحی پیشرفت، تهیه، تولید، توزیع این محصولات می شد. همچنین این شیوه مانع از ریسك كردن در سرمایه‌گذاری بین سازمانی می‌شود كه امكان پیشرفت و سود در آنها زیاد است. در طول این دوران، اطلاعات به صورت عامل رقابتی –انتقادی كم ارزشی درآمده بودند زیرا قابلیت آن توسط اعضاء زنجیره عرضه به خوبی قابل درك نبود. اگرچه در این زمان شركت‌هایی كه مبادرت به استفاده ازمدیریت زنجیره عرضه می‌كنند متوجه اهمیت حیاتی این اطلاعات و همینطور تكنولوژیهای می‌شوند كه این اطلاعات را قابل دسترسی می‌نمایند. ] 6[

امروزه ممكن است زیر ساختارهای بنیادین تكنولوژی اطلاعات پیچیده‌ و جامع باشد. این زیرساختارها پشتیبان شبكه های ارتباطی موسسات بازرگانی به بانك‌ داده‌ها و سیستمهای عامل هستند. در حقیقت قابلیتهای زیرساختارهای تكنولوژی اطلاعات موقعیتی را برای رقابت در زمینه نوآوریهای تجارت به وجود می‌آورد مانند كاهش زمان سیكل، اجرای فرایندهای دوباره طراحی شده بین بخشی [1]، به كار بردن موقعیت‌های هماهنگ كننده فروشی[2]، و هدایت خریداران. این زیر ساختارها همچنین محافظ پشرفته مدیریت و نگهداری زنجیره‌های عرضه درون سازمانی هستند.

در یك معنا سیستمهای اطلاعات و تكنولوژیهایی كه در این سیستمها بكاررفته‌اند نشان دهندة عنصری بنیادین‌اند كه سازمان‌های زنجیره عرضه را به سیستمی متعهد و هماهنگ متصل می‌كنند. در جو رقابتی حاضر، در اهمیت اطلاعات و تكنولوژی اطلاعات تا موفقیت نهایی و شاید حتی در بقای اعتبار مدیریت زنجیره عرضه تردید و جود ندارد. تعدادی از موسسات بازگانی معتبر كه در قالب ارتباطات زنجیره عرضه باهم همكاری می كنند. بیشتر موفقیت خود را مدیون اطلاعات و سیستمهایی می‌دانند كه برای تقسیم اطلاعات بكار می‌برند. در این زمینه می توان شركتهای P & G [3] وWal – Mart را نام برد. شركت P & G در میان توافقهایی كه با خریداران مهم و خرده فروشی انجام داده متعهد شده است تا برای توسعه این خریداران تیمی را مامور كرده تا صورتحسابهای اصلی را كنترل كنند. یكی از اهداف اصلی این گروهها تسهیل اطلاعات بین مؤسسات بازرگانی است. و همچنین تعیین محدوده مشخص برای لجستیك، مدیریت مالی، حسابداری، MIS ، و مسایل مربوط به عرضه می‌باشد.

براساس گفته‌های بوئرساكس و كلاس (1996)، اطلاعات به هنگا و دقیق حالا بیشتر از هرزمان دیگری، در تاریخ تجارت آمریكا مهم و حیاتی است. 3 عامل تاثیر بیمار زیادی بر روی این تغییرات داشته‌آند: اول خشنود كردن خریداران كه یكی از دغدغه‌های فكری مشترك در بین همه است. خدمات رسانی به بهترین، شایسته‌ترین و موثرترین وجه ممكن مسئله‌ای بسیار با اهمیت است. از بین كل تجارب خدمات رسانی به مشتریان این اطلاعات ضروری‌ترین می باشند: ترتیب سفارشات – دسترسی به محصولات، جدول زمانی تحویل نامه‌ها و بسته‌های پستی و فاكتورها.

دوم، اطلاعات یك فاكتور قاطع در توانایی مدیران جهت كاهش موجودی و نیازمندی‌های منابع انسانی با یك سطح رقابتی می‌باشد. و در اخر جریانات اطلاعات نقش بسیار مهمی را در برنامه‌ریزی استراتژیك و خردكردن[4] امكانات و منابع بازی می‌كند.]3[

 سیستمهای اطلاعاتی بین سازمانی[5] (IOIS)

بسیاری از سازمانهایی كه از اهمیت حیاتی اطلاعات در محیط یك زنجیره عرضه‌ها هماهنگ مطلع هستند از نوعی سیستم‌ اطلاعاتی بین سازمانی استفاده می‌‌كنند. IOIS سیستمهایی هستند برپایه تكنولوژی اطلاعات، كه از مرزهای سازمانی فراتر می‌روند. در حقیقت، درسطح نهایی ادغام تمامی اعضای زنجیره عرضه مرتبا با اطلاعات بلادرنگ، پیشتیبانی می شوند. مبنای توانایی تقسیم اطلاعات استفاده موثر از تكنولوژی اطلاعات در درون زنجیره عرضه است. استفاده صحیح از این تكنولوژیها به تصمیم گیرندگان كمك می كند تا با دسترسی زمانی به تمام اطلاعات مورد نیاز از هرجایی درون زنجیره عرضه آشنا می‌شوند.

Barret توضیح می‌دهد كه IOIS به صورت سیستم پردازش داده / ارتباط داده یكپارچه توسط 2 یا چنداركان بكار برده می‌شود. این سازمانها ممكن  است ارتباط تجاری قبلی با یكدیگر داشته باشند. (خریدار – عرضه‌كننده) و یا خیر (اتاق معاملات اعتباری پایاپای) چیزی كه باید وجود داشته باشد اتصال الكترونیكی كامپیوتری بین دو سازمان است كه باعث ماشینی شدن تعدادی از عناصر كارمی‌شود، مانند: پردازش سفارشات، كنترل مراحل سفارشی، بازنگری سطح موجودی،اطلاعات مسیر حمل ونقل،  انتقال معاملات كه قبلا دستی یا به وسیله نامه انجام می‌شد.

توسعهIOIS دارای 3 مزیت جداگانه در زنجیره تامین است: كاهش هزینه – بهبود بهره‌وری و استراتژی محصول / بازار.